Feiertage. Während viele Menschen sich auf Zusammenkünfte mit Familie und Freunden freuen oder die freien Tage für Urlaub und eine kleine Verschnaufpause nutzen – sei es an Weihnachten, Ostern, Pfingsten oder anderen Feiertagen im Jahr – beginnt für Arztpraxen häufig eine Phase intensiver Vorbereitung. Geplante Praxisferien oder ein bevorstehender Betriebsurlaub wollen gut organisiert und klar kommuniziert sein. Damit Ihre Patientinnen und Patienten bestens informiert sind und Ihre Praxis entspannt durch die Feiertage kommt, haben wir in diesem Blog einige praktische Tipps für Sie zusammengestellt.
Kommunizieren Sie die Öffnungszeiten Ihrer Arztpraxis während der Feiertage klar
Eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, um Ihre Patientinnen und Patienten über die Öffnungszeiten während der Feiertage zu informieren, ist ein gut sichtbarer Hinweis auf Ihrer
✔️ Praxiswebsite – zum Beispiel in Form eines
✔️ Infobanners oder einer
✔️ hervorgehobenen Infosektion.
Zusätzlich lohnt sich ein ✔️Aushang direkt in der Praxis,
ergänzt durch einen ✔️ kurzen Beitrag auf Ihren Social-Media-Kanälen.
Starten Sie am besten mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Urlaubszeitraum mit der Kommunikation. So geben Sie Ihren Patientinnen und Patienten ausreichend Vorlauf, stärken das Vertrauen in Ihre Praxis und erleichtern die Terminplanung deutlich.
Kurz gesagt: Mit klaren Informationen zur richtigen Zeit schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre – und zeigen zugleich, wie professionell Ihre Praxis organisiert ist.
Praxisaushang
Zusätzlich sollten Sie einen gut sichtbaren Aushang in Ihrer Praxis erstellen. Der Text sollte prägnant und leicht verständlich und das Grafikdesign als Nachricht Ihrer Praxis erkennbar machen.
Social Media
Nutzen Sie auch Ihre Social-Media-Präsenz, um die Informationen zu verbreiten und bitten Sie um die tatkräftige Sharing-Unterstützung Ihrer Follower.
Nutzen Sie eine prägnante Abwesenheitsnotiz auf Ihrem Anrufbeantworter
Nutzen Sie die Ansage des Anrufbeantworters in Ihrer Arztpraxis, um Ihre PatientInnen rechtzeitig über Änderungen der Öffnungszeiten oder den Betriebsurlaub während der Feiertage zu informieren. Aktivieren Sie die Nachricht mindestens 2 Wochen vor Beginn Ihres Betriebsurlaubs täglich wie gewohnt nach dem Praxisschluss.
Sprechen Sie die Nachricht freundlich und sagen Sie den PatientInnen, wann die Praxis geschlossen bleibt. Empfehlen Sie den PatientInnen, sich an Kollegen, Notfallkliniken oder andere Dienste zu wenden. Betonen Sie, dass dies nur vorübergehend ist und sagen Sie, ab wann Sie wieder für sie da sind.
Tipp für die Ansage:
Auf dem Anrufbeantworter sollten Sie zuerst darauf hinweisen, dass sich die Öffnungszeiten geändert haben, bevor Sie genaue Daten und Uhrzeiten nennen. Unser Gehirn braucht einen Moment, um die neue Situation zu erfassen und ist dann bereit, die Informationen aufzunehmen.
Dieser patientenfreundliche Ansatz gibt Sicherheit und zeigt, dass Ihre Praxis professionell ist und Sie aktiv auf die Bedürfnisse der PatientInnen eingehen.
Bereiten Sie das Praxispersonal vor
Informieren Sie Ihr Praxispersonal frühzeitig über alle geplanten Änderungen während der Feiertage. Wenn das Team im Voraus über die bevorstehenden Anpassungen Bescheid weiß, kann es eventuelle Herausforderungen proaktiv angehen. Teilen Sie deutlich mit, wie sich die Öffnungszeiten während der Feiertage ändern und welche besonderen Umstände es geben wird.
Eine gut informierte Belegschaft ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf in der Praxis zu gewährleisten. Klären Sie eventuelle Fragen des Personals im Voraus und bieten Sie klare Richtlinien, damit alle Mitarbeiter gut vorbereitet und selbstsicher agieren können. So kann Ihr Praxispersonal professionell und serviceorientiert mit den Patienten interagieren.
Sorgen Sie für die Versorgung mit Medikamenten
Gewährleisten Sie, dass PatientInnen, die regelmäßig Medikamente benötigen, gut auf den bevorstehenden Betriebsurlaub in den Feiertagen vorbereitet sind. Erinnern Sie Ihre Stamm-PatientInnen daran, ihre Rezepte und Medikamente frühzeitig abzuholen und halten Sie diese für sie bereit. Dieser proaktive Ansatz minimiert mögliche Unannehmlichkeiten während des Betriebsurlaubs und gewährleistet eine kontinuierliche und reibungslose Versorgung.
Für die Feiertage auch Notfallkontakte bereitstellen
Im Falle von Notfällen ist es von entscheidender Bedeutung, klare Informationen für PatientInnen bereitzustellen, sowohl über die Verfügbarkeit von Vertretungen als auch über die jeweiligen Ansprechpartner im Bereitschaftsdienst.
Alternativ sollte deutlich kommuniziert werden, wo PatientInnen herausfinden können, wer sich im Bereitschaftsdienst befindet und an wen sie sich wenden sollen. Dies schließt auch Informationen über Krankenhäuser oder Kliniken ein, falls keine Vertretung verfügbar ist.
Kooperation mit anderen Praxen
Die Möglichkeit, im Bedarfsfall Vertretungsmöglichkeiten anzubieten, stärkt nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Praxen, sondern bietet auch zusätzliche Sicherheit für die PatientInnen.
Um diese Zusammenarbeit zu erleichtern, ist es empfehlenswert, klare Absprachen mit den benachbarten Praxen zu treffen. Hierzu könnten Vereinbarungen über die Verfügbarkeit von Vertretungspersonal, gemeinsame Protokolle für die Behandlung von Notfällen und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen gehören.
Die Vorteile dieser Kooperation kann zur kontinuierlichen Versorgung von PatientInnen beitragen, bei der effizienteren Nutzung von Ressourcen helfen und das Netzwerk medizinischer Fachkräfte stärken.
Frühzeitige Kommunikation ist der Schlüssel
Alle Feiertagsvorbereitungen für Ihre Praxis stehen und fallen mit der frühzeitigen Kommunikation bzw. der richtigen Patientenaufklärung. Beginnen Sie rechtzeitig damit, alle Beteiligten – sowohl Patienten als auch das Praxisteam – über die geplanten Maßnahmen zu informieren. Je früher diese Informationen bereitgestellt werden, desto besser können sich alle darauf einstellen.
Achten Sie darauf, dass die Informationen klar und verständlich kommuniziert werden, damit keine Unsicherheiten entstehen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Feiertage reibungslos verlaufen und alle die festliche Zeit außerhalb der Praxis genießen können.
Professionelle Unterstützung durch eine Praxismarketingagentur
Für eine noch effektivere Umsetzung Ihrer Feiertagsvorbereitungen könnte die Zusammenarbeit mit einer professionellen Praxismarketingagentur den Unterschied machen. Eine Praxismarketingagentur kann Sie dabei unterstützen, Ihre Botschaften klar und ansprechend zu formulieren, sei es für die Praxiswebsite, Social-Media-Posts oder anderen Varianten, die Sie nutzen möchten.
