Feiertagsvorbereitungen für Ihre Arztpraxis – Was ist zu tun?

Die Vorweihnachtszeit hat begonnen. Während viele Menschen sich auf besinnliche Tage freuen, bedeutet dies für Arztpraxen eine Zeit besonderer Vorbereitung, besonders im Hinblick auf die anstehenden Praxisferien oder den Betriebsurlaub während der Weihnachtsfeiertage. Damit Ihre Praxis, vor allem aber auch Ihre PatientInnen gut über die Feiertage kommen, haben wir in diesem Blog einige Tipps für Sie zusammengestellt.

Kommunizieren Sie die Öffnungszeiten Ihrer Arztpraxis während der Weihnachtsfeiertage klar  

Eine Möglichkeit, um über die Öffnungszeiten während der Feiertage zu informieren, ist ein gut erkennbares Infobanner oder eine hervorgehobene Sektion auf Ihrer Praxiswebsite. Zusätzlich sollten Sie die Informationen zu Ihren geänderten Öffnungszeiten oder den Praxisferien zu Weihnachten auch in Ihrer Praxis aushängen und über Ihr Social-Media-Praxisprofil bereitzustellen.

Am besten starten Sie mindestens 2 Wochen vor Beginn der Feiertagsperiode damit. Diese Kommunikation stärkt das Vertrauen Ihrer PatientInnen und erleichtert die Terminplanung. Kurz gesagt, macht es das Arzt-Patientenverhältnis effizienter und verbessert die Patient-Experience, was wiederum Auswirkungen auf Ihre Reputation haben kann.

Textvorlage Praxiswebsite
Liebe Patientinnen und Patienten, Weihnachten steht vor der Tür und auch wir gönnen uns eine kleine Auszeit und schließen unsere Praxis ist vom [Datum1] bis zum [Datum2].

Ab dem [Datum3] sind wir wieder für Sie da!

Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen, deshalb möchten wir Sie während der Feiertage gut versorgt wissen. Deshalb kontaktieren Sie sich bitte mit dringenden Anliegen oder Notfällen [Telefonnummer1 Praxisname] oder wenden sich an meine/n KollegIn unter [Telefonnummer2] oder konsultieren Sie das Krankenhaus/Klinik.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und im Voraus wunderschöne Feiertage!

Mit herzlichen Grüßen
[Ihr Praxisname-Team] oder [Ihr Arztname + Team]

Praxisaushang

Zusätzlich sollten Sie einen gut sichtbaren Aushang in Ihrer Praxis erstellen. Der Text sollte prägnant und leicht verständlich und das Grafikdesign als Nachricht Ihrer Praxis erkennbar machen.

Textvorlage Praxisaushang
Liebe Patientinnen und Patienten,
während der Weihnachtsfeiertage ändern sich unsere Öffnungszeiten oder haben wir vom [Datum1] bis zum [Datum2] geschlossen.

Notfallkontakt: [Praxis- oder Arztname und oder Telefonnummer]
Frohe Weihnachten!

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Praxisname]

Social Media

Nutzen Sie auch Ihre Social-Media-Präsenz, um die Informationen zu verbreiten und bitten Sie um die tatkräftige Sharing-Unterstützung Ihrer Follower.

Textvorlage Social Media
🔔 Die Weihnachtsfeiertage stehen bevor und wir gönnen uns vom [Datum1] bis zum [Datum2] eine kleine Auszeit.
Ab dem [Datum3] sind wir wieder für Sie da! 💪🌟

Bei Notfällen kontaktieren Sie bitte [Nummer der Vertretungspraxis], meine/n KollegIn Dr. [Name des Arztes] oder suchen Sie das Krankenhaus/Klinik in [Region/Stadt] auf. 🏥🚑

Bitte Infos gerne teilen, damit alle gut informiert sind!

🎄✨ Wir wünschen Ihnen eine wundervolle Vorweihnachtszeit! 🎄✨
FroheFeiertage #PraxisAuszeit #Vorweihnachtszauber 

Nutzen Sie eine prägnante Abwesenheitsnotiz auf Ihrem Anrufbeantworter

Nutzen Sie die Ansage des Anrufbeantworters in Ihrer Arztpraxis, um Ihre PatientInnen rechtzeitig über Änderungen der Öffnungszeiten oder den Betriebsurlaub während der Weihnachtsfeiertage zu informieren. Aktivieren Sie die Nachricht mindestens 2 Wochen vor Beginn Ihres Betriebsurlaubs täglich wie gewohnt nach dem Praxisschluss.

Sprechen Sie die Nachricht freundlich und sagen Sie den PatientInnen, wann die Praxis geschlossen bleibt. Empfehlen Sie den PatientInnen, sich an Kollegen, Notfallkliniken oder andere Dienste zu wenden. Betonen Sie, dass dies nur vorübergehend ist und sagen Sie, ab wann Sie wieder für sie da sind.

Tipp für die Ansage:

Auf dem Anrufbeantworter sollten Sie zuerst darauf hinweisen, dass sich die Öffnungszeiten geändert haben, bevor Sie genaue Daten und Uhrzeiten nennen. Unser Gehirn braucht einen Moment, um die neue Situation zu erfassen und ist dann bereit, die Informationen aufzunehmen.

Dieser patientenfreundliche Ansatz gibt Sicherheit und zeigt, dass Ihre Praxis professionell ist und Sie aktiv auf die Bedürfnisse der PatientInnen eingehen.

Bereiten Sie das Praxispersonal vor

Informieren Sie Ihr Praxispersonal frühzeitig über alle geplanten Änderungen während der Weihnachtsfeiertage. Wenn das Team im Voraus über die bevorstehenden Anpassungen Bescheid weiß, kann es eventuelle Herausforderungen proaktiv angehen. Teilen Sie deutlich mit, wie sich die Öffnungszeiten während der Feiertage ändern und welche besonderen Umstände es geben wird.

Eine gut informierte Belegschaft ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf in der Praxis zu gewährleisten. Klären Sie eventuelle Fragen des Personals im Voraus und bieten Sie klare Richtlinien, damit alle Mitarbeiter gut vorbereitet und selbstsicher agieren können. So kann Ihr Praxispersonal professionell und serviceorientiert mit den Patienten interagieren.

Sorgen Sie für die Versorgung mit Medikamenten

Gewährleisten Sie, dass PatientInnen, die regelmäßig Medikamente benötigen, gut auf den bevorstehenden Betriebsurlaub in den Weihnachtsfeiertagen vorbereitet sind. Erinnern Sie Ihre Stamm-PatientInnen daran, ihre Rezepte und Medikamente frühzeitig abzuholen und halten Sie diese für sie bereit. Dieser proaktive Ansatz minimiert mögliche Unannehmlichkeiten während des Betriebsurlaubs und gewährleistet eine kontinuierliche und reibungslose Versorgung

Für die Weihnachtsfeiertage auch Notfallkontakte bereitstellen

Im Falle von Notfällen ist es von entscheidender Bedeutung, klare Informationen für PatientInnen bereitzustellen, sowohl über die Verfügbarkeit von Vertretungen als auch über die jeweiligen Ansprechpartner im Bereitschaftsdienst.

Alternativ sollte deutlich kommuniziert werden, wo PatientInnen herausfinden können, wer sich im Bereitschaftsdienst befindet und an wen sie sich wenden sollen. Dies schließt auch Informationen über Krankenhäuser oder Kliniken ein, falls keine Vertretung verfügbar ist.

Kooperation mit anderen Praxen

Die Möglichkeit, im Bedarfsfall Vertretungsmöglichkeiten anzubieten, stärkt nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Praxen, sondern bietet auch zusätzliche Sicherheit für die PatientInnen. 

Um diese Zusammenarbeit zu erleichtern, ist es empfehlenswert, klare Absprachen mit den benachbarten Praxen zu treffen. Hierzu könnten Vereinbarungen über die Verfügbarkeit von Vertretungspersonal, gemeinsame Protokolle für die Behandlung von Notfällen und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen gehören.

Die Vorteile dieser Kooperation kann zur kontinuierlichen Versorgung von PatientInnen beitragen, bei der effizienteren Nutzung von Ressourcen helfen und das Netzwerk medizinischer Fachkräfte stärken.

Frühzeitige Kommunikation ist der Schlüssel

Alle Feiertagsvorbereitungen für Ihre Praxis stehen und fallen mit der frühzeitigen Kommunikation bzw. der richtigen Patientenaufklärung. Beginnen Sie rechtzeitig damit, alle Beteiligten – sowohl Patienten als auch das Praxisteam – über die geplanten Maßnahmen zu informieren. Je früher diese Informationen bereitgestellt werden, desto besser können sich alle darauf einstellen.

Achten Sie darauf, dass die Informationen klar und verständlich kommuniziert werden, damit keine Unsicherheiten entstehen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Feiertage reibungslos verlaufen und alle die festliche Zeit außerhalb der Praxis genießen können.

Professionelle Unterstützung durch eine Praxismarketingagentur

Für eine noch effektivere Umsetzung Ihrer Feiertagsvorbereitungen könnte die Zusammenarbeit mit einer professionellen Praxismarketingagentur den Unterschied machen. Eine Praxismarketingagentur kann Sie dabei unterstützen, Ihre Botschaften klar und ansprechend zu formulieren, sei es für die Praxiswebsite, Social-Media-Posts oder anderen Varianten, die Sie nutzen möchten.

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